Anwendungsfälle

20 Anwendungsfälle. 5 Bereiche. Ein Maßstab: Amortisation.

Was sich in Betrieben ab 40 Mitarbeitern regelmäßig automatisieren lässt — jeder Fall mit dem Zustand vorher, dem Zustand nachher, der konkreten Mechanik und dem Nutzen in Euro. Sortiert nach fünf Bereichen, dazu das KI-Readiness-Audit als Einstieg.

20: Anwendungsfälle
5: Bereiche
< 6 Mon.: Ziel-Amortisation

Modellfälle, keine Referenzen. Typische Fälle für einen Referenzbetrieb mit rund 8 Mio. € Umsatz und 30–100 Mitarbeitern. Im Audit werden die Beträge durch Ihre eigenen Zahlen ersetzt.

KI-Readiness-Audit 01Vertrieb 02Finanzen 03Produktion 04Qualität 05Team

Der Einstieg · Produkt

KI-Readiness-Audit

Kein Vorverkauf, sondern ein eigenständiges Produkt. In drei Tagen entstehen Transparenz über die Prozesslandschaft, eine Impact-Effort-Matrix, eine ROI-Rechnung je Anwendungsfall und eine 90-Tage-Roadmap als Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. Der Kunde kauft keine Analyse, sondern eine Investitionsentscheidung, die er begründen kann.

Festpreis

2.490 €

Davon 50 % anrechenbar auf das Sprint-Honorar bei anschließender Umsetzung.

Audit anfragen

Fall A180.000 € vermieden

Wir verhindern eine ERP-Fehlinvestition von 180.000 €, indem wir vor der Systementscheidung prüfen, ob das Problem überhaupt im System liegt.

Vorher

ERP-Ablösung beschlossen, Budget freigegeben, Projektstart in acht Wochen. Begründung: das System bilde die Prozesse nicht ab.

Nachher

Das Audit zeigt, dass drei von vier Schmerzpunkten Schnittstellen- und keine Systemprobleme sind. Das ERP bleibt, vier Andockstellen werden automatisiert, die Entscheidung ist gegenüber dem Beirat dokumentiert.

So erreichen wir das

Wir kartieren jeden der vier Schmerzpunkte auf die tatsächliche System- oder Schnittstellengrenze, prüfen die Annahmen am Live-Prozess und trennen Symptom von Ursache — bevor Budget fließt.

180.000 € vermiedene Investition und 24 Monate vermiedene Projektbindung, bei 2.490 € Auditkosten.

Wie berechnet sich das?

Vermiedene ERP-Lizenz-, Migrations- und Beratungskosten von rund 180.000 € plus 24 Monate gebundene interne Projektzeit. Dem stehen 2.490 € Auditkosten und vier automatisierte Schnittstellen gegenüber.

Fall B61.000 € Jahrespotenzial

Wir machen aus elf Digitalisierungsideen eine begründete Reihenfolge und bringen den Betrieb nach 14 Monaten Stillstand in die Umsetzung.

Vorher

Elf Ideen auf einer Liste, keine Priorisierung, kein Maßstab, womit anzufangen wäre. Seit 14 Monaten passiert nichts.

Nachher

Impact-Effort-Matrix mit drei Anwendungsfällen unter sechs Monaten Amortisation. Acht Themen werden bewusst und begründet zurückgestellt.

So erreichen wir das

Jede Idee wird auf Jahresnutzen und Umsetzungsaufwand bewertet, in eine Matrix eingeordnet und mit ROI- und Amortisationsrechnung hinterlegt. Ergebnis: eine begründete Top-3 und eine 90-Tage-Roadmap.

61.000 € belegtes Jahrespotenzial in den Top 3, davon 38.000 € im ersten Sprint gehoben.

Wie berechnet sich das?

Belegtes Jahrespotenzial der Top 3 = 61.000 €. Im ersten Sprint (rund 6–8 Wochen) davon 38.000 € tatsächlich gehoben, der Rest terminiert und mit Aufwand hinterlegt.

Fall C42.000 € umgelenkt

Wir lenken das Digitalbudget vom falschen auf den tatsächlichen Engpass um, nachdem ein KI-Pilot ohne Wirkung geblieben ist.

Vorher

14.000 € in eine Chatbot-Lösung investiert, die niemand nutzt. Die Belegschaft ist skeptisch gegenüber allem, was KI heißt.

Nachher

Das Audit legt offen, dass der Engpass nicht im Kundenservice liegt, sondern in der Angebotskalkulation. Die Lizenz wird gekündigt, die Change-Readiness der Belegschaft wird erfasst und adressiert.

So erreichen wir das

Wir messen die Change-Readiness der Belegschaft und lokalisieren den echten Engpass über eine Durchlauf- und Kostenanalyse je Prozess — statt dort zu automatisieren, wo es am sichtbarsten ist.

4.800 € laufende Lizenzkosten gestoppt, 42.000 € Jahrespotenzial im richtigen Prozess identifiziert.

Wie berechnet sich das?

4.800 €/Jahr gestoppte Lizenz (400 €/Monat) plus 42.000 € identifiziertes Jahrespotenzial in der Angebotskalkulation, das im falschen Prozess bislang unbeachtet blieb.

Vertrieb & Angebot

Vom ersten Kontakt bis zum unterschriebenen Auftrag — schneller reagieren, sauber kalkulieren, nichts liegen lassen.

Fall 1.1≈ 15.000 €

Wir verkürzen die Zeit von Anfrage zu Angebot von fünf Tagen auf einen halben — ohne dass die Kalkulation weiter auf eine Person wartet.

Vorher

Die Anfrage geht an den Betriebsleiter, der zwischen Tagesgeschäft rechnet. Das Angebot geht nach fünf Tagen raus — oft ist der Interessent dann schon woanders.

Nachher

Preis- und Materiallogik liegen im System. Der Innendienst erzeugt das Angebot auf Knopfdruck, es landet automatisch im CRM und in der Buchhaltung.

So erreichen wir das

Preis-, Material- und Aufschlagslogik werden als Regelwerk hinterlegt; der Innendienst wählt Positionen aus einer Bibliothek, das Angebot wird als PDF erzeugt und automatisch in CRM und Buchhaltung gespiegelt.

9.600 € Zeitersparnis plus 3 Prozentpunkte höhere Gewinnquote auf 2 Mio. € Angebotsvolumen = rund 15.000 € Ergebnisbeitrag.

Wie berechnet sich das?

Rund 200 Angebote/Jahr × je ~4 h weniger Bindung × 12 €/h = 9.600 € Zeit. Zusätzlich +3 %-Punkte Trefferquote auf 2 Mio. € Angebotsvolumen als Ergebnisbeitrag — zusammen rund 15.000 €.

Fall 1.27.200 € + 10 %

Wir sorgen dafür, dass jede Anfrage in 15 Minuten eine Reaktion bekommt statt nach zwei Tagen.

Vorher

Die Formularmail landet im Sammelpostfach, eine Reaktion erfolgt, wenn jemand Zeit hat. Wer schneller antwortet, gewinnt den Auftrag.

Nachher

Automatische Erfassung, Qualifizierung und Zuweisung an den zuständigen Mitarbeiter mit Sofortbestätigung an den Kunden.

So erreichen wir das

Eingehende Anfragen werden automatisch erfasst, qualifiziert und dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen; der Kunde erhält binnen 15 Minuten eine Sofortbestätigung statt nach zwei Tagen.

7.200 € Zeit plus rund 10 Prozent mehr qualifizierte Erstgespräche.

Fall 1.312.000 €

Wir bringen Kundenwissen aus Köpfen und Excel in ein CRM, das der Vertrieb freiwillig nutzt.

Vorher

Vier Listen, zwei Postfächer, die Kundenhistorie liegt bei einem Mitarbeiter. Fällt er aus, steht der Vertrieb still.

Nachher

Ein System, das der Vertrieb freiwillig nutzt, weil es Arbeit abnimmt statt erzeugt.

So erreichen wir das

Kundenhistorie, Angebote und Aufgaben wandern aus Listen und Postfächern in ein CRM, das den realen Vertriebsablauf abbildet und Arbeit abnimmt statt erzeugt — deshalb wird es genutzt.

12.000 € Zeitersparnis plus das Ende der Personenabhängigkeit im Vertrieb.

Fall 1.420.000 € DB

Wir automatisieren die Angebotsverfolgung, sodass kein Angebot mehr ohne Rückmeldung im Nichts verläuft.

Vorher

Nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt. Rund 20 Prozent der Angebote werden nie wieder berührt.

Nachher

Wiedervorlage nach 7 und 14 Tagen automatisch, Eskalation an den Vertriebsleiter bei Volumen über 25.000 €.

So erreichen wir das

Jedes Angebot bekommt automatische Wiedervorlagen nach 7 und 14 Tagen; ab 25.000 € Volumen eskaliert der Vorgang an den Vertriebsleiter. Kein Angebot bleibt unbeachtet liegen.

80.000 € reaktivierter Umsatz, rund 20.000 € Deckungsbeitrag.

Wie berechnet sich das?

Bisher rund 20 % unbearbeitete Angebote reaktiviert ≈ 80.000 € Umsatz × ~25 % Deckungsbeitrag = rund 20.000 € DB/Jahr.

Finanzen & Controlling

Belege, Liquidität und Zahlen, auf die man sich verlassen kann — statt Handarbeit und drei Versionen der Wahrheit.

Fall 2.112–24.000 €

Wir nehmen der Buchhaltung rund 450 Stunden Abtippen im Jahr ab, indem Belege automatisch ausgelesen und nach DATEV übergeben werden.

Vorher

Zwei Mitarbeiter verbringen zehn Stunden pro Woche mit Erfassung, Prüfung und Ablage.

Nachher

OCR mit Plausibilitätsprüfung übernimmt die Erfassung, nur Ausnahmen landen auf dem Tisch.

So erreichen wir das

OCR liest Belege aus, ein Regelwerk prüft Plausibilität (Betrag, Steuer, Lieferant) und ordnet Konto und Kostenstelle zu; die Übergabe erfolgt per DATEV-Schnittstelle, nur Ausnahmen landen zur Sichtung im Postfach.

12.000 bis 24.000 € pro Jahr.

Wie berechnet sich das?

2 MA × 10 h/Woche × 45 Wochen = 900 h; davon rund die Hälfte automatisiert = 450 h × 27–53 €/h ≈ 12.000–24.000 €/Jahr.

Fall 2.2175.000 € Liquidität

Wir bauen das Mahnwesen als Regelstrecke auf und verkürzen die Zahlungsdauer um acht Tage.

Vorher

Mahnungen werden geschrieben, wenn selbst Geld fehlt. Kunden zahlen so spät, wie man sie lässt.

Nachher

Drei Mahnstufen laufen automatisch, die Eskalation geht an den zuständigen Vertriebler statt an die Buchhaltung.

So erreichen wir das

Drei Mahnstufen laufen als automatische Regelstrecke; die Eskalation geht an den zuständigen Vertriebler statt an die Buchhaltung. Die durchschnittliche Zahlungsdauer sinkt um acht Tage.

175.000 € freigesetzte Liquidität, 10.500 € Zinsersparnis, 3.600 € Zeit.

Wie berechnet sich das?

8 Tage schnellerer Zahlungseingang auf 8 Mio. € Umsatz ≈ 175.000 € freigesetzte Liquidität; bei 6 % Kapitalkosten ≈ 10.500 € Zinsersparnis plus 3.600 € gesparte Zeit.

Fall 2.312.000 €

Wir ersetzen das Excel-Reporting durch eine nächtliche Daten-Pipeline aus ERP, CRM und Buchhaltung.

Vorher

Zahlen werden monatlich zusammengeklebt, dieselbe Kennzahl steht in drei Systemen unterschiedlich.

Nachher

Eine Quelle, automatisch konsolidiert, Abweichungen werden markiert statt gesucht.

So erreichen wir das

Eine nächtliche Daten-Pipeline zieht Zahlen aus ERP, CRM und Buchhaltung, konsolidiert sie in eine Quelle und markiert Abweichungen automatisch — kein manuelles Zusammenkleben mehr.

12.000 € pro Jahr, plus das Ende der Diskussion über die richtige Zahl.

Wie berechnet sich das?

Rund 1 Tag/Monat manuelle Report-Erstellung entfällt: etwa 12 Tage/Jahr ≈ 12.000 €, plus das Ende der Diskussion über die richtige Zahl.

Fall 2.440.000 €

Wir machen den Deckungsbeitrag je Auftrag sichtbar, sodass Verlustbringer endlich bepreisbar werden.

Vorher

Die Marge wird auf Gesamtebene betrachtet, einzelne Kunden werden seit Jahren mitgeschleppt — niemand weiß, welche.

Nachher

Deckungsbeitrag je Kunde, Auftrag und Produktgruppe wird monatlich automatisch gerechnet.

So erreichen wir das

Der Deckungsbeitrag wird je Kunde, Auftrag und Produktgruppe monatlich automatisch gerechnet; Verlustbringer werden sichtbar und lassen sich gezielt neu bepreisen.

0,5 Prozentpunkte Margenverbesserung auf 8 Mio. € = 40.000 €.

Auftrag & Produktion

Vom Auftragseingang bis zur pünktlichen Auslieferung — mit klarem Blick auf Termine und Maschinen.

Fall 3.125.000 €

Wir erkennen Terminrisiken automatisch, bevor sie zur Verzugsmeldung werden.

Vorher

Verzug fällt auf, wenn der Kunde anruft. Dann helfen nur noch Sonderfahrten, Nachtschichten oder Pönalen.

Nachher

Ampel aus Fertigungsfortschritt und Materialverfügbarkeit, Warnung sieben Tage vorher.

So erreichen wir das

Eine Ampel aus Fertigungsfortschritt und Materialverfügbarkeit erkennt Terminrisiken und warnt sieben Tage vorher — bevor aus dem Risiko eine Verzugsmeldung wird.

25.000 € vermiedene Pönalen, Sonderfahrten und Nachtschichten.

Fall 3.29.000 €

Wir bauen eine automatische Statusverfolgung, sodass Kunden nicht mehr anrufen müssen, um den Stand zu erfragen.

Vorher

Rückfragen zum Auftragsstatus binden täglich Innendienstzeit — und trotzdem fühlt sich der Kunde schlecht informiert.

Nachher

Statusmail bei jedem Meilenstein, dazu ein Portal für den Kunden.

So erreichen wir das

Bei jedem Meilenstein geht automatisch eine Statusmail raus, zusätzlich sieht der Kunde den Stand im Portal — Rückfrage-Anrufe entfallen weitgehend.

9.000 € Zeit plus eine messbar bessere Lieferantenbewertung.

Fall 3.324.000 €

Wir machen Stillstände sichtbar, während sie passieren, statt sie im Nachhinein zu rekonstruieren.

Vorher

Störungen werden aus dem Gedächtnis protokolliert, Ursachen bleiben unklar, dieselben Stillstände wiederholen sich.

Nachher

Maschinendaten laufen in ein Echtzeit-Monitoring mit OEE-Auswertung.

So erreichen wir das

Maschinendaten laufen in ein Echtzeit-Monitoring mit OEE-Auswertung; Stillstände werden sichtbar, während sie passieren, samt Ursache — statt aus dem Gedächtnis rekonstruiert.

2 Prozentpunkte höhere Verfügbarkeit auf 1,2 Mio. € Jahresleistung = 24.000 €.

Fall 3.420.000 €

Wir planen Wartung aus Laufzeit- und Zustandsdaten statt aus dem Kalender.

Vorher

Gewartet wird nach Intervall, ungeplante Ausfälle passieren trotzdem — meistens im ungünstigsten Moment.

Nachher

Auslösung nach tatsächlicher Belastung, der Ersatzteilbedarf wird automatisch angestoßen.

So erreichen wir das

Die Wartung wird aus Laufzeit- und Zustandsdaten ausgelöst statt nach Kalender; der Ersatzteilbedarf wird automatisch angestoßen — geplante statt ungeplanter Stillstände.

20.000 € vermiedene Ausfallstunden und Eilbeschaffungen.

Einkauf & Qualität

Beschaffung im Griff, Nachweise parat, Fehler früh erkannt — bevor sie beim Kunden landen.

Fall 4.160.000 € Kapital

Wir automatisieren Bedarfsermittlung und Nachbestellung aus Verbrauch und Auftragslage.

Vorher

Der Bestellpunkt wird nach Gefühl gesetzt: mal Fehlmenge und Stillstand, mal überhöhter Bestand, der Kapital bindet.

Nachher

Reichweitenrechnung automatisch, Bestellvorschläge gehen zur Freigabe an den Einkauf.

So erreichen wir das

Bedarf und Bestellpunkt werden aus Verbrauch und Auftragslage automatisch berechnet; Bestellvorschläge gehen zur Freigabe an den Einkauf — keine Fehlmengen, keine Überbestände.

10.000 € Zeit plus 60.000 € freigesetzte Kapitalbindung.

Fall 4.245.000 €

Wir bauen einen automatisierten Preisvergleich für wiederkehrende Beschaffungspositionen.

Vorher

Bestellt wird beim gewohnten Lieferanten, die Preisentwicklung fällt über Monate niemandem auf.

Nachher

Preishistorie und Angebotsvergleich je Artikel werden automatisch ausgewertet.

So erreichen wir das

Preishistorie und Angebote werden je Artikel automatisch verglichen; Preissteigerungen und günstigere Alternativen fallen auf, statt beim gewohnten Lieferanten unterzugehen.

1,5 Prozent auf 3 Mio. € Einkaufsvolumen = 45.000 €.

Fall 4.39.000 €

Wir bereiten IATF- und Kundenaudits automatisch auf, statt drei Wochen dafür zu blockieren.

Vorher

Vor jedem Audit werden Nachweise gesammelt und Prozesse rückwirkend dokumentiert — Wochen, in denen alles andere liegen bleibt.

Nachher

Die Dokumentation entsteht im laufenden Betrieb, der Auditordner steht auf Knopfdruck.

So erreichen wir das

Nachweise entstehen laufend im Betrieb und werden automatisch dem passenden IATF- bzw. Kundenaudit-Kapitel zugeordnet; der Auditordner steht auf Knopfdruck.

120 Stunden Vorbereitung = 9.000 €, plus deutlich geringeres Abweichungsrisiko.

Wie berechnet sich das?

120 h Auditvorbereitung/Jahr × 75 €/h ≈ 9.000 €, plus ein deutlich geringeres Abweichungsrisiko im Audit.

Fall 4.440–120.000 €

Wir setzen kamerabasierte Inline-Prüfung an der kritischen Linie ein statt Stichprobe am Ende.

Vorher

Das Prüfergebnis hängt von Prüfer und Schicht ab, fehlerhafte Teile wandern zum Kunden — und kommen als Reklamation zurück.

Nachher

Jedes Teil wird geprüft, das Ergebnis dokumentiert, ein Trendbruch meldet sich selbst.

So erreichen wir das

Eine kamerabasierte Inline-Prüfung kontrolliert jedes Teil an der kritischen Linie und dokumentiert das Ergebnis; ein Trendbruch meldet sich selbst, statt per Stichprobe am Ende aufzufallen.

40.000 bis 120.000 € pro Jahr, Amortisation typisch sieben bis acht Monate.

Team & Wissen

Einarbeitung, Recruiting und Wissen, das im Betrieb bleibt — auch wenn jemand ausfällt oder geht.

Fall 5.15–32.000 €

Wir machen neue Mitarbeiter ab Tag 1 produktiv statt ab Tag 10.

Vorher

Die Einrichtung wandert durch fünf Abteilungen, jeder Eintritt läuft anders, am ersten Tag fehlt der halbe Zugang.

Nachher

Der Eintritt löst eine Strecke aus: Zugänge, Dokumente, Einarbeitungsplan und Pate stehen am ersten Tag.

So erreichen wir das

Der Eintritt löst automatisch eine Strecke aus: Zugänge, Dokumente, Einarbeitungsplan und Pate stehen am ersten Tag — jeder Eintritt läuft gleich, statt durch fünf Abteilungen zu wandern.

5.000 bis 32.000 € pro Jahr, je nach Fluktuation.

Wie berechnet sich das?

Je nach Fluktuation 5.000–32.000 €/Jahr: gewonnene Produktivtage (Tag 1 statt Tag 10) plus gesparte Koordinationszeit über alle Eintritte.

Fall 5.217.000 €

Wir verkürzen die Zeit vom Bewerbungseingang zum Gespräch von zwei Wochen auf zwei Tage.

Vorher

Bewerbungen liegen im Postfach, gute Kandidaten haben längst woanders unterschrieben.

Nachher

Automatisches Auslesen, Matching gegen das Anforderungsprofil, Terminvorschlag ohne Zwischenschritt.

So erreichen wir das

Bewerbungen werden automatisch ausgelesen und gegen das Anforderungsprofil gematcht; ein Terminvorschlag geht ohne Zwischenschritt raus — vom Eingang zum Gespräch in zwei statt vierzehn Tagen.

20 Tage kürzere Vakanz bei drei Stellen im Jahr = rund 17.000 €.

Wie berechnet sich das?

20 Tage kürzere Vakanz × 3 Stellen/Jahr, bewertet mit entgangener Wertschöpfung bzw. Mehrkosten je unbesetztem Tag ≈ 17.000 €/Jahr.

Fall 5.3≈ 33.000 €

Wir bauen eine Wissensdatenbank mit KI-Zugriff, sodass Mitarbeiter Antworten finden, ohne den Chef zu fragen.

Vorher

Handbücher, Ordner, Köpfe. Bei jeder zweiten Frage geht jemand ins Chefbüro — und der Chef kommt zu nichts.

Nachher

Frage in natürlicher Sprache, Antwort mit Verweis auf das interne Quelldokument.

So erreichen wir das

Interne Dokumente, Handbücher und Prozessbeschreibungen werden in eine KI-Wissensdatenbank überführt; Mitarbeiter fragen in natürlicher Sprache und bekommen die Antwort mit Verweis auf das Quelldokument.

rund 33.000 € pro Jahr, konservativ gerechnet.

Wie berechnet sich das?

Konservativ rund 33.000 €/Jahr aus eingesparten Rückfragen (Mitarbeiter und Chef) über den Betrieb gerechnet — schnellere Einarbeitung noch nicht eingerechnet.

Fall 5.4Werttreiber

Wir dokumentieren die 20 kritischsten Abläufe so, dass sie ohne den heutigen Verantwortlichen ausführbar sind.

Vorher

Drei Wochen Ausfall in Buchhaltung oder Kalkulation legen einen Teil des Geschäfts still — das Wissen sitzt in einem Kopf.

Nachher

Jeder kritische Ablauf hat eine Beschreibung, einen Vertreter und einen Prüfpunkt.

So erreichen wir das

Die 20 kritischsten Abläufe werden so dokumentiert, dass sie ohne den heutigen Verantwortlichen ausführbar sind — jeder mit Beschreibung, benanntem Vertreter und Prüfpunkt.

Betriebsrisiko deutlich reduziert. Im Verkaufs- oder Nachfolgefall der zentrale Werttreiber.

Wie berechnet sich das?

Kein laufender Euro-Betrag, sondern Risikoabbau: verhinderte Wochen-Ausfälle in Schlüsselfunktionen und ein zentraler Werttreiber im Verkaufs- oder Nachfolgefall.

Welcher dieser Fälle ist Ihrer?

Das Audit deckt in 2–3 Tagen genau die Prozesse auf, die sich bei Ihnen zuerst rechnen — beziffert in Euro, mit 90-Tage-Roadmap.

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